Oficial de Partes

Nombre

Paola Cárdenas González


Teléfono

61 - 2311125

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Funciones

 7.1.1 OFICINA DE PARTES

 

1.    Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución, de la correspondencia oficial. En el caso de documentos cuya destinación no aparezca clara, o que deben ser tramitados en conjunto, por dos o más unidades de la Municipalidad, el Oficial de Partes, será asesorado por el Secretario Municipal.

2.    Elaborar y mantener registros clasificados, de la documentación interna de la Municipalidad.

3.    Mantener archivos actualizados, de la documentación recibida y despachada por la Municipalidad.

4.    Llevar y conservar el Archivo Central, de la documentación oficial del municipio, de acuerdo a las técnicas de conservación y clasificación existentes.

5.    Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad, correspondiente a Alcaldía, Administrador Municipal y/o Secretaría Municipal.

6.    Para el registro y control de las labores de la Oficina de Partes, ésta tendrá los siguientes libros y sistemas de control interno:

a)    Libro General de Partes.

b)    Libreta de distribución de correspondencia interna.

c)    Libreta de distribución de correspondencia externa.

d)    Libreta de Ingreso de Boletas de Garantía u otros instrumentos de caución.

7.  Corresponderá a la Oficina de Partes llevar y mantener al día los siguientes archivos:

a)    Correlativo Oficios despachados.

b)    Correlativo Resoluciones Exentas.

c)    Correlativo Decretos Alcaldicios sin registro a Contraloría.

d)    Correlativo Ordenes de Servicio.

e)    Correlativo Certificados.

f)     Correlativo Fax despachados.

g)    Correlativo Circulares.

8.  Numerar y despachar todos los documentos que emita la Municipalidad y Secretaría Municipal.

9.  Archivar los documentos en los diferentes kardex o archivos que se llevan en la Oficina de Partes.

10. Atención de público, respecto del trámite de las consultas o prestaciones formuladas a la Municipalidad y de las audiencias o consultas personales que se soliciten al Alcalde, o a la Secretaría Municipal, tal como se regula en la Ordenanza de Participación Ciudadana, la Ley del Lobby y/o instructivos entregados por el Consejo para la Transparencia.

11. Revisar diariamente los correos electrónicos que ingresan a la cuenta institucional de la Oficina de Partes.

12. Preparar y despachar oportunamente la correspondencia.

13. Distribuir copias de decretos, resoluciones, órdenes de servicio, circulares y otros quienes corresponda.

14. Apoyar a la Secretaría Municipal y Administrador Municipal en la ejecución de trabajos de dactilografía.

15. Llevar el registro computacional de proveedores e ingresar las facturas y boletas y derivarlas a la Unidad que corresponda.

16 Custodia y entrega, a los contribuyentes, de los A-R (aviso-recibo) de bienes raíces de la comuna.

17. Asesorar al Alcalde, en las materias que indica la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades.

18. Elaborar y mantener registros clasificados, de la documentación interna y externa, recibida y despachada, tanto del Alcalde como del Administrador.

19. Para el registro y control de las labores de la Oficina de Secretaria de Alcalde y Administrador, ésta tendrá los siguientes libros y sistemas de control interno:

a)    Libreta de distribución de correspondencia interna.

b)    Libreta de distribución de correspondencia externa.

c)    Libreta de distribución de correspondencia Concejo Municipal.

20. Mantener un registro actualizado de la nómina de autoridades nacionales, regionales y comunales, donde se establezca el orden de precedencia para efectos de protocolo, según la normativa correspondiente publicada en el Diario Oficial.  Además, deberá incluir a lo menos la siguiente información: dirección, números telefónicos, fecha nacimiento y correo electrónico.

21. Preparar y despachar información de difusión de la labor del municipio por los medios de comunicación que corresponda (prensa, radio, televisión o internet) a través de:

a)    Saludos y/o invitaciones a la comunidad.

b)    Mensajes.

c)    Agradecimientos.

22. Numerar y despachar todos los documentos internos que emita el Alcalde o el Administrador Municipal.

23. Atención de público, respecto del trámite de las consultas o prestaciones formuladas a la Municipalidad y de las audiencias o consultas personales que se soliciten al Alcalde, o Secretario Municipal, en el marco de la ley del Lobby.

24. Registrar y atender el servicio de llamadas telefónicas y fax, para el Alcalde o Administrador Municipal.

25. Preparar y despachar oportunamente la correspondencia.

26. Mantener un archivo actualizado de todas las publicaciones relacionadas con la administración comunal.

27. Colaborar con la OIRS en la difusión de la labor del municipio por los medios de comunicación que corresponda (prensa, radio, televisión o internet) a través de Comunicados de Prensa u otros de similar característica.

28. Apoyar al Alcalde en la ejecución de trabajos de dactilografía.

29. Cumplir las demás funciones que la Ley o el Alcalde le señale.